Qual é o tempo de validade de uma Nota Fiscal?
Essa é uma questão muito frequente.
Há quem cite 3 dias, ou 7 dias.
Na prática, é necessário verificar a legislação do Estado onde está localizado o emissor do documento. E se for uma operação interestadual, é importante observar, também, o que estabelece a legislação do Estado de destino.
Como a validade da Nota Fiscal está relacionada à data do documento fiscal, vamos comentar, também, sobre a data da saída. Neste texto, o termo “Nota Fiscal” refere-se ao documento fiscal, bem como, à NF-e.
1 – Validade da Nota Fiscal
No Estado de São Paulo, a Nota Fiscal não tem uma validade prevista na legislação. E isso é indicado na Resposta à Consulta Tributária 23945/2021, disponibilizado no site da Secretaria da Fazenda em 05/07/2021.
Link da página: https://legislacao.fazenda.sp.gov.br/Paginas/RC23945_2021.aspx
“Ementa
ICMS – Obrigações acessórias – Data de saída das mercadorias posterior à data de emissão da NF-e – Validade do documento fiscal.
I. A legislação paulista não estabelece prazo regulamentar de validade da Nota Fiscal emitida, permanecendo válida mesmo que a saída efetiva da mercadoria ocorra alguns dias após a sua emissão.”
“Interpretação
(…)
4. Isso considerado, e tendo em vista que a legislação paulista não estabelece prazo regulamentar de validade da Nota Fiscal emitida, embora a inserção da informação relativa à data de saída da mercadoria seja obrigatória quando conhecida no momento da emissão do documento eletrônico, na hipótese de não o ser, o sistema permite a transmissão e concessão da autorização de uso da NF-e mesmo sem o registro dessa informação (campo não preenchido).“
Observe que é citado que “o sistema permite a transmissão e concessão da autorização de uso da NF-e mesmo sem o registro dessa informação (campo não preenchido)“. E quando isso deve ocorrer? Quando o emitente do documento fiscal não sabe a data correta da saída da mercadoria.
Nos campos “Data da Entrada/Saída” e “Hora da Saída” (que consta no DANFE) e no campo “dhSaiEnt” (Data e hora de Saída ou da Entrada da Mercadoria/Produto) que consta no arquivo XML da NF-e, deve ser informada “a data da efetiva saída ou entrada da mercadoria no estabelecimento” e “a hora da efetiva saída da mercadoria do estabelecimento”. Essa orientação consta no Art. 19 do Convênio SINIEF s/n., de 1970, que é base para o Regulamento do ICMS de todos os Estados.
No manual da NF-e não consta essa informação, mas, conforme está disposto na Cláusula décima oitava do Ajuste SINIEF 7/2005, “aplicam-se à NF-e, no que couber, as normas do Convênio SINIEF S/N, de 15 de dezembro de 1970”.
Vale lembrar que, como é um campo único, será indicada a data de saída, se for uma Nota Fiscal de saída, e a data de entrada, se for uma Nota Fiscal de entrada. Parece óbvio, mas pode causar confusão.
Se o emissor da Nota Fiscal não sabe a data da efetiva saída da mercadoria, o campo “data da saída” deve ficar sem preenchimento.
2 – Preenchimento do campo “Data da Saída”
O preenchimento do campo “data de saída” da Nota Fiscal só pode ocorrer no momento da emissão. Se esse campo não foi preenchido no arquivo da NF-e, essa informação não poderá ser colocada no DANFE.
Na folha 8 do Manual de Orientação do Contribuinte da Nota Fiscal Eletrônica – Anexo II – Manual de Especificações Técnicas do DANFE e Código de Barras – Versão 7.00 – Outubro de 2020, consta a seguinte informação:
“3.1. Campos do DANFE
Os campos do DANFE deverão representar o conteúdo das respectivas TAG XML da NF-e, quando conhecidos no momento da solicitação de autorização de uso. Não poderão ser impressas informações que não constem do arquivo da NF-e.”
Reforçando: Se não foi colocada a data da saída na emissão da NF-e, essa data não poderá ser colocada no DANFE. Não pode colocar por carimbo. Não pode escrever (manualmente). E nem pense em editar o PDF do DANFE (há quem tenha essa ideia brilhante …).
Para confirmar esse entendimento, veja a Resposta à Consulta Tributária 21041/2019, de 28 de janeiro de 2020:
Link da página: https://legislacao.fazenda.sp.gov.br/Paginas/RC21041_2019.aspx
“6. Ressalta-se ainda que, em atendimento ao disciplinado no artigo 14, inciso V, da Portaria CAT 162/2008, o DANFE deverá refletir o conteúdo dos campos do arquivo da NF-e. Assim, não pode o emitente informar no DANFE, por qualquer meio, a data da efetiva saída, quando esta informação não for preenchida no arquivo da NF-e.“
3 – “Data da Emissão” igual à “Data da Saída”
Uma prática comum na emissão da NF-e é a indicação da mesma data nos campos “data da emissão” e “data da saída”.
Se a mercadoria vai sair no mesmo dia, não há problema maior. Essa é a proposta da NF-e: o documento fiscal é emitido no momento da saída.
A Secretaria da Fazenda de São Paulo, em resposta de consulta, se manifestou no seguinte sentido:
Resposta à Consulta Tributária 23294/2021, de 09 de março de 2021.
Link da página: https://legislacao.fazenda.sp.gov.br/Paginas/RC23294_2021.aspx
“6. Analisando o caso concreto, em que o fornecedor da Consulente preenche os campos “data e hora de emissão do documento fiscal” e “data e hora da saída da mercadoria/produto” do arquivo da NF-e com a mesma informação, conclui-se que o documento fiscal permanece válido mesmo que a saída efetiva da mercadoria ocorra em dia posterior.”
Observe que é mencionado “dia posterior”. Mas, é comum que a saída ocorra num prazo bem maior (vários dias depois). Há outra resposta nesse sentido:
Resposta à Consulta Tributária 23375/2021, de 17 de março de 2021.
Link da página: https://legislacao.fazenda.sp.gov.br/Paginas/RC23375_2021.aspx
E, também, é possível emitir a Nota Fiscal indicando uma data de saída posterior à data emissão:
Resposta à Consulta Tributária 21086/2019, de 10 de fevereiro de 2020.
Link da página: https://legislacao.fazenda.sp.gov.br/Paginas/RC21086_2019.aspx
“3. Ressalte-se que é possível que a NF-e consigne data de saída posterior à data de emissão do documento e que a legislação paulista não estabelece prazo regulamentar de validade da Nota Fiscal emitida.”
4 – Carta de correção
A carta de correção não pode ser adotada para regularizar erros relacionados com a data de emissão ou data de saída. Por isso, se alguém solicitar uma carta de correção para incluir a data da saída, ou alterar a data indicada, não adianta fazer.
A base legal é extensa:
– Art. 7.º, § 1.º-A, III, do Convênio SINIEF s/n., de 15/12/1970.
– Cláusula décima quarta-A, III, do Ajuste SINIEF 07/2005.
– Artigo 183, § 3.°, 3, do Regulamento do ICMS de SP ? Decreto n. 45.490/2000.
– Artigo 19, § 1.°, 3, da Portaria CAT-162/2008.
Concluindo:
A Nota Fiscal é um documento e como tal deve ser tratada. Por isso, a emissão requer muitos cuidados: o conhecimento da legislação e das informações que deverão ser utilizadas.
Para evitar problemas na emissão da Nota Fiscal, é necessário que os dados recebidos pelo emissor da Nota Fiscal estejam corretos e que o processo de comunicação entre os setores seja eficiente.
E não podemos deixar de observar que “A Resposta à Consulta Tributária aproveita ao consulente nos termos da legislação vigente. Deve-se atentar para eventuais alterações da legislação tributária.“
Por isso, utilizamos as respostas de consulta como um esclarecimento informal para as nossas dúvidas.
Em situações mais complexas, é recomendável que o contribuinte faça a sua própria consulta para ter maior segurança em suas ações.
