Quem nunca cometeu um erro na emissão de uma Nota Fiscal?
A resposta pode ser “quem nunca emitiu uma Nota Fiscal”. O erro é um risco constante na emissão de um documento fiscal. Como resolver?
Primeiro, é necessário observar onde e quando ocorreu esse erro.
Se o erro foi constatado antes da saída da mercadoria, a melhor solução é cancelar a Nota Fiscal e emitir outra. É “pecado” fazer a saída da mercadoria acompanhada com uma Nota Fiscal já com uma carta de correção. Se já é do conhecimento do emissor que há um erro no documento, por que não cancelar?
Há quem questione:
– Cancelar muitas Notas Fiscais não chama a atenção da fiscalização?
Como assim? Quantas Notas Fiscais estão sendo canceladas? Muito ou pouco é um critério relativo e com base na quantidade de Notas Fiscais emitidas.
A legislação não apresenta um número indicador para que seja considerado “muito” a partir de certa quantidade. Mas, muitas Notas Fiscais canceladas é indício de algum problema. Problema humano ou no sistema.
O problema humano é a falta de conhecimento. O profissional responsável pela emissão das Notas Fiscais não tem o conhecimento adequado para analisar o que está fazendo e verificar se há algum erro antes do documento ser emitido.
O problema no sistema é, de certa forma, um problema humano. É importante que haja um acompanhamento do que está sendo feito para evitar erros e o cancelamento dos documentos fiscais.
Muitos podem pensar “os sistemas fazem tudo, por que eu preciso me preocupar”?. Resposta: os sistemas fazem o que alguém mandou fazer. Como saber se está tudo correto?
Todo sistema deve ter pai e mãe. O profissional da Área de Informática é responsável por garantir o funcionamento do sistema. O profissional da Área Fiscal, ou Tributária, deve ser responsável por garantir que tudo que está sendo feito está de acordo com o que está previsto na legislação. É o profissional da Área Fiscal quem deve solicitar ao profissional da Área de Informática os ajustes necessários decorrentes das exigências legais. Não é coerente esperar que o profissional da área de informática seja o responsável por tudo.
Muitas empresas “jogam todas as suas fichas” na aquisição de “super sistemas” e acreditam que todos os seus problemas acabaram (acabaram de começar …). Não adianta ter um sistema que automatiza todos os processos se os profissionais responsáveis por alimentar o sistema, com os dados cadastrais e informações dos processos, não sabem o que estão fazendo. Sem contar que, muitas vezes, os processos e atividades das empresas estão incorretos, considerando a legislação em vigor, e, simplesmente, é “automatizado” o procedimento errado que era feito há muitos anos de forma manual.
A Nota Fiscal é um bom exemplo do que é automatizado errado. A emissão de uma Nota Fiscal requer o conhecimento do processo e da legislação relativa aos tributos incidentes na operação. E, muitas vezes, há procedimentos específicos, decorrentes de regime especial, que devem ser observados.
Caso os profissionais das áreas fiscal ou tributária não tenham o conhecimento adequado, ou não acompanhem o que é feito, não é o sistema que irá trazer a solução milagrosa. Isso é responsabilidade das pessoas.
Voltando à carta de correção …
As condições para a emissão de uma carta de correção constam no Convênio SINIEF s/º, de 1970. Até 2007, não havia uma norma padrão para todos os Estados. Com a implantação da Nota Fiscal Eletrônica, foi necessário ter um procedimento único em todas as Unidades da Federação para não comprometer a validade das operações.
Assim, em abril de 2007, foi publicado o Ajuste SINIEF 01 que acrescentou o § 1º-A ao Art. 7º do Convênio SINIEF s/nº, de 15/12/1970.
O Ajuste SINIEF 01/2007 trouxe o seguinte texto:
“§ 1º-A Fica permitida a utilização de carta de correção, para regularização de erro ocorrido na emissão de documento fiscal, desde que o erro não esteja relacionado com:
I – as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;
II – a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;
III – a data de emissão ou de saída.”
Dessa forma, os erros não indicados no texto do parágrafo 1º-A podem ser corrigidos sem problema. Para as demais situações, em princípio, a carta de correção não poderá ser utilizada e deverá ser buscada outra forma de regularização.
Em dezembro de 2020, foi publicado o Ajuste SINIEF nº 45 acrescentando outros dois incisos ao parágrafo 1º-A do Art. 7º do Convênio SINIEF s/nº, de 15/12/1970, com a seguinte disposição:
“IV – campos da nota fiscal de exportação informados na Declaração Única de Exportação ? DU-E;
V – a inclusão ou alteração de parcelas de vendas a prazo.“.
O Ajuste SINIEF 45/2020 entrou em vigor na data da publicação – 11/12/2020.
Conhecendo o disposto na legislação, ao constatar um erro em um documento emitido, o contribuinte deve avaliar se é possível, ou não, emitir a carta de correção para a regularização.
Mas, antes da saída, a melhor prática é mesmo o cancelamento e a emissão de outro documento correto.
